wady i zalety outsourcingu, KSIĄZKI, Logistyka

[ Pobierz całość w formacie PDF ]

Wady i zalety outsourcingu

SPIS TREŚCI:

Jak słusznie zauważył Henry Ford w 1923 roku „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.

Outsourcing pojawił się w latach 80-tych XX wieku chociaż tak naprawdę stosowany był już o wiele wcześniej.

Słowo outsourcing pochodzi z języka angielskiego od słów: outside – od zewnątrz, zewnętrzny, zewnątrz oraz resource – środki, zapasy, możliwości, zasoby.

Jest wiele definicji outsourcingu jednakże każda z definicji sprowadza się do jednego, najprościej mówiąc outsourcing to wykorzystywanie zewnętrznych zasobów, czyli przekazywanie (zlecanie) zewnętrznym wyspecjalizowanym podmiotom funkcji, zadań lub procesów wykonywanych dotychczas wewnątrz przedsiębiorstwa.

Wydzielenie funkcji (zlecanie zadań) nie powinno i nie może przyczynić się
do osłabienia lub utraty kontroli nad prowadzoną działalnością gospodarczą.

Głównym argumentem przemawiającym za zastosowaniem outsourcingu jest potrzeba obniżania kosztów. Jednakże decyzja o zastosowaniu outsourcingu nie powinna być podejmowana wyłącznie na podstawie efektywności kosztowej – nie zawsze taniej oznacza lepiej. Outsourcing stosowany jest zazwyczaj, gdy dostępne zewnętrzne zasoby są wysokiej jakości i tańsze od wewnętrznych.

Outsourcing umożliwia przedsiębiorstwu lepsze dostosowanie się do wahań sezonowych (np. popytu) oraz lepsze zarządzanie czasem, pozwala na to aby organizacja mogła skoncentrować swe zasoby i środki finansowe na podstawowej działalności poprzez określenie kluczowych kompetencji i wydzielenie pozostałych funkcji na zewnątrz.

Outsourcing w Polsce jest coraz częściej i coraz chętniej wykorzystywany
do przeprowadzania zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwach, różni się on od zwykłego zlecania, ponieważ powoduje przebudowę systemu wokół zasadniczej działalności i oznacza nastąpienie długoterminowej współpracy partnerskiej.

Do podstawowych dylematów dotyczących pojęcia outsourcingu zalicza
się wątpliwości związane z redukcją zatrudnienia oraz utratą kontroli nad funkcjami oddanymi pod kontrolę firmie outsourcingowej

Outsourcing można podzielić na dwie podstawowe grupy:

§         Outsourcing kontraktowy – zewnętrzny,

§         Outsourcing kapitałowy – wewnętrzny.

O outsourcingu kontraktowym mówimy wtedy gdy firma rezygnuje z realizacji wydzielonych zadań w ramach własnej działalności i zleca ich wykonywanie innej firmie. Podstawą kontroli wydzielonej działalności jest wówczas umowa outsourcingowa zawarta pomiędzy tym podmiotem, a zakładem macierzystym.

Outsourcing kapitałowy polega na wydzieleniu funkcji z przedsiębiorstwa w postaci powiązanej z nim kapitałowo spółki-córki. W tym przypadku podstawą kontroli wydzielonej działalności jest zarówno umowa outsourcingowa, jak też nadzór właścicielski wynikający z powiązań kapitałowych. Partnerami outsourcingowymi mogą być zarówno istniejące już podmioty, jak też podmioty tworzone specjalnie dla realizacji wydzielanych funkcji, niezależne i powiązane.

Dodać należy, że w przypadku outsourcingu kontraktowego mamy najczęściej do czynienia z istniejącymi podmiotami, w przypadku outsourcingu kapitałowego dla wydzielanej działalności tworzone są zazwyczaj nowe podmioty powiązane.

W przypadku podziału procesu ze względu na cele, wyróżnia się outsourcing:

§         naprawczy (mający na celu wyjście przedsiębiorstwa z konkretnej, niekorzystnej sytuacji),

§         dostosowawczy (zmiana struktury firmy dla lepszego dopasowania do nowych warunków rynkowych),

§         rozwojowy (zmiany prowadzące do efektywnego funkcjonowania w przyszłości, wynikające z odczytywania trendów rynkowych).

Zróżnicowanie rodzajów outsourcingu stwarza możliwość lepszego dostosowania prowadzonej działalności do wymogów jej skuteczności i efektywności.

Początkowo outsourcing dotyczył zadań pomocniczych, takich które nie były bezpośrednio związane z działalnością podstawową firmy. Dziś już coraz więcej istotnych dla firm czynności wykonywanych jest przez firmy zewnętrzne.

Liczba i rodzaj obszarów zastosowania outsourcingu zwiększa się. Kolejne dziedziny upatrują w nim redukcji kosztów i szansę rozwoju: finanse i rachunkowość, marketing, logistyka, zarządzanie jakością, doradztwo prawne, zaopatrzenie, audyt wewnętrzny, szkolenia, zarządzanie wydrukiem i dokumentami, catering, ochrona, administracja, badania marketingowe, reklama, public relations.

Pojawia się coraz więcej firm, które kierując się chęcią obniżenia kosztów zlecają na zewnątrz firmy część produkcji.

Nie ma rozwiązań idealnych, zastosowanie outsourcingu również niesie za sobą pewne zagrożenia.

Jedną z pułapek, w którą łatwo wpaść jest zbytnie delegowanie odpowiedzialności za prawidłowy przebieg całego procesu. Niepowodzenie w wypracowaniu relacji prawdziwej współpracy z dostawcą usług, spory dotyczące zwłaszcza jakości usługi i wysokości wynagrodzenia skutkują pogorszeniem jakości realizacji funkcji dotychczas wykonywanej samodzielnie.

Należy pamiętać, że można delegować do wykonania wiele zadań, ale nie można delegować odpowiedzialności.

Negatywne strony outsourcingu tkwią również w firmach oferujących swoje usługi. Zdarza się, że są to firmy bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego, nie posiadające odpowiednio wykwalifikowanej kadry czy nie mające po prostu praktycznego doświadczenia.

Outsourcing pociąga za sobą również określone skutki społeczne. W wyniku zastosowania outsourcingu przedsiębiorstwa zwalniają czasami nawet dziesiątki tysięcy pracowników. Prawdą jest, że podczas takiej reorganizacji często powstaje duża liczba nowych przedsiębiorstw kooperacyjnych, tworzących tym samym pewną liczbę nowych miejsc pracy, jednakże nikt nie da gwarancji zwolnionym wówczas pracownikom, że właśnie tam znajdą zatrudnienie.

              Innymi również dotkliwymi negatywnymi skutkami outsourcingu mogą być nieuzyskanie spodziewanych obniżek kosztów lub uzależnienie się od firm zewnętrznych. Nierozważne zastosowanie outsourcingu polegające na pozbyciu się funkcji, które mogą być ważne dla firmy ze strategicznego punktu widzenia grozi utratą przez przedsiębiorstwo tożsamości, a w efekcie również przewagi konkurencyjnej ze względu na zatarcie się granic kto i co wytwarza.

Outsourcing polega na wielokierunkowym korzystaniu z usług proponowanych przez wyspecjalizowane firmy. To one mają najnowocześniejszy sprzęt, najlepszych fachowców, kontakty z ekspertami, dostęp do odpowiednich materiałów, projektów, fachowej literatury. Poszerzają one swoją wiedzę specjalistyczną pracując na bardzo konkurencyjnym rynku
z różnymi klientami.

Outsourcing umożliwia koncentrację uwagi na podstawowej działalności firmy, pozwala na przesunięcie zasobów, najczęściej ludzkich, z działalności niepodstawowej
do zasadniczej. Pracownicy angażowani są w działalność najistotniejszą dla firmy. Organizacja osiąga lepsze wyniki i rośnie jej wartość rynkowa.

W zależności od obszaru działalności firmy w jakim będzie obowiązywał outsourcing, może on przynieść różne korzyści: obniżenie kosztów wynikające ze zmniejszania etatów (pozwala utrzymać zdecydowanie niższy poziom zatrudnienia, zapewniając jednocześnie wykwalifikowany personel dla zadań podstawowych), obniżenie kosztów związanych
z inwestycją w nowoczesne systemy finansowe i eliminacja problemów kadrowych
(np.: budowania zespołu księgowego), bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy
(w przeciwieństwie do pracownika zatrudnionego na etacie firma w ramach outsourcingu pracuje wtedy, gdy jest coś do zrobienia). Firma zwiększa elastyczność swoich działań,
a poprzez oszczędność czasu i zasobów ludzkich również wydajność.

Outsourcing ma wiele cech podwykonawstwa, choć jest to formuła znacznie bardziej rozbudowana. Outsourcing daje firmie możliwość w krótkim czasie rozwinąć swoją działalność bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

Outsourcing ma więc swoje wady i zalety. Należy korzystać z tej usługi, ale bardzo odpowiedzialnie.

Decyzja o podjęciu współpracy na takich zasadach może nie należeć do łatwych,
nie może być podjęta pochopnie, musi być poprzedzona wnikliwymi i dokładnymi analizami wszystkich aspektów projektu. Trafnie podjęta będzie przynosić zyski i wiązać się
z umocnieniem pozycji firmy. Błędnie podjęta narazi nas na zwiększone koszty
i zmniejszenie wartości organizacji.

Podstawą sukcesu outsourcingu jest wzajemna współpraca, zaufanie oraz partnerstwo. Przejęcie określonej sfery działalności jednej firmy przez drugą wymaga zaufania obu stron kontraktu. Trudno jest mieć bieżącą, specjalistyczną wiedzę na temat technologii, dlatego lepiej jest zwrócić się do specjalistów zewnętrznych, którzy zapewnią stałe jej dostarczanie
w ramach swoich usług

Outsourcing stanowi, więc strategiczne narzędzie biznesowe, które pomaga zarządzać przedsiębiorstwem i umożliwia mu szybszy wzrost. Zastosowanie outsourcingu pozwala przedsiębiorstwu skoncentrować się na swej zasadniczej działalności, a całą uwagę poświecić zaspakajaniu potrzeb klienta, aby zdobyć przewagę konkurencyjną i osiągnąć zyski.

2